Viele Taxi- und Mietwagenbetriebe bringen Patientinnen und Patienten zu Arztpraxen, Kliniken oder Dialysezentren. Damit die Krankenkasse die Fahrt am Ende auch tatsächlich bezahlt, müssen Unternehmen bei der Krankenfahrten-Abrechnung einige Vorgaben genau einhalten.
Der Bedarf an Krankenfahrten wächst seit Jahren, weil die Bevölkerung älter wird und ambulante Behandlungen zunehmen. Für Taxi- und Mietwagenunternehmen kann sich daraus ein stabiles zweites Standbein neben dem klassischen Fahrgeschäft entwickeln. Wer jedoch mit gesetzlichen Krankenkassen abrechnen möchte, bewegt sich in einem stark regulierten Bereich des Sozialrechts. Ohne passende Verträge, Kennzeichen und Unterlagen bleibt die Erstattung häufig aus, und das Unternehmen sitzt auf den Kosten.
Wichtige Hintergründe zur Krankenfahrten-Abrechnung
Rechtliche Grundlage für die Übernahme von Fahrkosten ist § 60 SGB V. Dort steht, wann Versicherte Anspruch auf eine Krankenfahrt oder einen Krankentransport haben und welches Fahrzeug dafür geeignet ist. Eine Krankenfahrt unterscheidet sich vom Krankentransport: Während der Fahrt ist keine medizinisch-fachliche Betreuung nötig, sodass ein gewöhnliches Taxi oder Mietwagen ausreicht. Ein Krankentransport mit Betreuung verlangt dagegen meist einen Krankentransportwagen.
Ergänzend legt die Krankentransport-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses fest, in welchen Ausnahmefällen Krankenkassen auch Fahrten zu ambulanten Behandlungen übernehmen dürfen. Dazu zählen etwa Fahrten zur Dialyse oder zur onkologischen Strahlen- und Chemotherapie.
Voraussetzungen für eine korrekte Krankenfahrten-Abrechnung
Aus den gesetzlichen Vorgaben ergeben sich für Taxi- und Mietwagenunternehmen mehrere konkrete Voraussetzungen, die vor der ersten Abrechnung erfüllt sein sollten.
Institutionskennzeichen und Vertrag mit der Kasse
Ohne ein gültiges Institutionskennzeichen, kurz IK, ist eine Krankenfahrten-Abrechnung nicht möglich. Das IK weist ein Unternehmen als zugelassenen Leistungserbringer aus und wird bei der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen beantragt. Hat ein Betrieb mehrere Standorte, braucht jede Zweigstelle ein eigenes Kennzeichen. Zusätzlich ist ein Vertrag mit der jeweiligen Krankenkasse nötig, der Tarife und Abrechnungsmodalitäten festlegt.
Solche Verträge werden häufig über Verkehrsfachverbände für ihre Mitglieder ausgehandelt. Das spart Verhandlungsaufwand und führt nicht selten zu besseren Konditionen als ein individuell geschlossener Vertrag. Schon bei diesen organisatorischen Schritten hilft der Einsatz passender Krankentransport-Software, da sie Verordnungen, Genehmigungen und Fristen an einer Stelle übersichtlich zusammenführt.
Verordnung und Genehmigung einholen
Grundlage jeder Fahrt ist die ärztliche Verordnung, das sogenannte Muster 4. Der Arzt kreuzt darauf an, ob eine Krankenfahrt oder ein Krankentransport nötig ist und welches Fahrzeug infrage kommt. Für Fahrten zur ambulanten Behandlung braucht es zusätzlich meist eine vorherige Genehmigung der Krankenkasse. Ausnahmen gelten etwa bei stationären Behandlungen, bestimmten Pflegegraden oder den Merkzeichen aG, Bl und H.
Elektronische Datenübermittlung an die Kassen
Nach § 302 SGB V müssen Leistungserbringer ihre Abrechnung elektronisch an die Krankenkassen übermitteln. Reine Papierrechnungen sind seit dieser Regelung kaum noch zulässig. Wer die Datenübertragung nicht selbst übernehmen möchte, kann ein Abrechnungszentrum beauftragen. Dieses reicht die Leistungen im Namen des Unternehmens ein und übernimmt einen Teil der Formalitäten.
Häufige Fehler bei der Abrechnung
In der Praxis scheitert eine Erstattung oft an Kleinigkeiten, die sich mit etwas Sorgfalt vermeiden lassen.
- fehlende oder unvollständig ausgefüllte Verordnung
- nicht eingeholte Genehmigung vor einer ambulanten Fahrt
- falsche oder veraltete Positionsnummern in der Rechnung
- gewählte Strecke entspricht nicht der kürzesten Verbindung
- fehlende Unterschrift des Fahrgasts auf der Quittung
Wer diese Stolperfallen kennt, kann die eigene Krankenfahrten-Abrechnung deutlich entspannter gestalten und unnötige Rückfragen der Kassen vermeiden.
Tipps für eine reibungslose Abrechnung
Eine gute Vorbereitung zahlt sich bei der Abrechnung mit Krankenkassen fast immer aus. Schon kleine organisatorische Anpassungen im Betrieb können die Erfolgsquote spürbar erhöhen. Fahrer und Disponenten sollten wissen, welche Angaben auf der Verordnung zwingend vorhanden sein müssen, bevor eine Fahrt angetreten wird. Im Zweifel lohnt sich ein kurzer Anruf bei der zuständigen Krankenkasse.
Folgende Punkte erleichtern den Alltag in der Disposition:
- Verträge möglichst über einen Verkehrsfachverband abschließen
- Fristen für die Einreichung von Verordnungen im Blick behalten
- sich regelmäßig über Positionsnummern und Tarife der jeweiligen Kasse informieren
Auch ein Blick auf aktuellen Voraussetzungen für die Kostenübernahme von Fahrten zu ambulanten Behandlungen lohnt sich, etwa bei Unsicherheit zu neuen Ausnahmeregelungen. Wer zusätzlich regelmäßig die eigenen Verträge und Tarife prüft, vermeidet, dass Preisanpassungen der Krankenkassen unbemerkt bleiben und Einnahmen verschenkt werden.
Fazit zur Krankenfahrten-Abrechnung
Die Krankenfahrten-Abrechnung ist kein Hexenwerk, verlangt aber Sorgfalt bei Verordnung, Genehmigung und technischer Übermittlung. Wer Institutionskennzeichen, Verträge und Fristen im Griff hat, sichert sich eine verlässliche Einnahmequelle. Gerade für kleinere Taxi- und Mietwagenunternehmen lohnt sich der zusätzliche Aufwand, denn Krankenfahrten bringen regelmäßige und gut planbare Aufträge. Mit klaren Abläufen wird aus der Pflicht zur Abrechnung kein Dauerärgernis.